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【起業】法人成りのバーチャルオフィスの手続き・必要書類をご紹介。個人名義で審査・契約が最初に必要

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今、アフィリエイトをメインの事業としている会社の経営者をしています。
経営者と言っても、1人社長で法人化の目的は節税なので今後も実態は個人のような形で経営していくつもりです。

バーチャルオフィスという存在を知ったのは、個人事業主から法人成りをすると決めた時だったと思います。
確かに、一般の方にはバーチャルオフィスと聞いても何を意味しているのかさっぱりですよね。

自分の場合、法人化を急いでいたこともあって、法人化の決心をしてから法務局への提出までに10日程度でかなり早く法人登記が完了したと思います。

法人化を急いでいる人もいるでしょうし、面倒な手続きをさっさと終わらせたいと思っている方もいると思うので、個人事業主から法人成りをするにあたってのバーチャルオフィスの手続きの流れについてご紹介していきたいと思います。

法人名義で契約するバーチャルオフィス手続きの流れ

1. 個人名義でバーチャルオフィスの申込・審査・契約

バーチャルオフィスを利用するのは法人で利用するためなので本来なら法人名義で契約するべきですが、法人成りをした段階ではまだ法人が登記されていません。

その代わりとして、まずは会社の代表となる個人名義でバーチャルオフィスを契約することとなります。

バーチャルオフィスにはまず最初に審査が必要です。
不正目的を警戒しているのか、審査をするにあたっていくつかの資料を提出する必要があります。
参考までに自分が一時的に個人名義でバーチャルオフィスを申し込んだ時の資料は下記の通りです。

  • 身分証明書
  • 住民票
  • 印鑑証明書
  • 事業概要書

住民票と印鑑証明書についてはマイナンバーカードを保有していれば最寄りのコンビニから簡単に入手することが可能です。
また、事業概要については、「どんな仕事をするのか、これからやっていくつもりなのか」ざっくりとした概要なので数行レベルの簡単なものを作成しました。
また、その事業概要の補足資料として、アフィリエイトの報酬画面を印刷したものも提出したと思います。

早急にバーチャルオフィスを契約する必要があったので、事前にメールでこれらの資料を送付してチェックしてもらい、バーチャルオフィス運営会社に訪問時に契約をしました。

2. 個人名義で契約したバーチャルオフィスの所在地で法人登記手続き

バーチャルオフィスは、勝手に住所を使われないために、契約をするまでは正確な住所を教えてくれません。
契約があって初めて利用できるバーチャルオフィスの住所やビルの部屋などが分かります。

このバーチャルオフィスの住所を定款の所在地として、法人登記の手続きを行います。
特に、所在地が個人名義であるのかどうかについて指摘を受けたことはありません。

(個人名義の)バーチャルオフィスの契約と、定款作成が完了すれば、あとは司法書士による手続きになるので法人登記が完了するまでは待ちです。

3. バーチャルオフィスの名義を個人から法人に変更する

既に、この時点では法人登記は完了し、自分の新しい法人が存在しています。

役所への手続きなどは完了しているのですが、バーチャルオフィス運営会社の規約などから名義を個人から法人に変更することが求められます。

こちらも自分が法人名義に変更する際に必要になった資料は下記の通りです。

  • 身分証明書
  • 住民票
  • 登記簿謄本(履歴事項全部証明書)
  • 印鑑証明書
  • 事業概要書

個人で契約した際の資料に加えて、法人登記後に入手可能な謄本と印鑑証明書の提出が求められます。

確か、自分が利用しているバーチャルオフィスでは、名義を個人から法人へ変更するだけで変更手数料として3,000円くらいかかった記憶があります。

名義変更は既に個人で審査が完了しているので形式的なものが大半だと思います。
法人名義で契約が変わることでバーチャルオフィスとの一連の手続きは完了です。

まとめ

法人登記のために必要な定款の項目の大半が手元の情報で済みます。
ただ、自宅を法人の所在地としない限りは、バーチャルオフィスなどを利用する必要があり、バーチャルオフィスの契約完了が法人登記のボトルネックと言えるかもしれません。

ですから、法人化を考えたら、早い段階でバーチャルオフィスの申込を検討するべきです。
自分が利用したところはかなりスピーディーに手続きを進めてくれましたが、バーチャルオフィスの中には審査に1週間程度時間がかかるところもあります。

バーチャルオフィスの契約が完了していないことで法人化ができずに、翌月に持ち越し…ということも十分に考えられます。
ビジネスによってはこれが原因で新規契約がパー…なんてこともあります。

バーチャルオフィスは料金プランや納税地、付随するサービスなどから選ぶだけでも結構時間がかかります。
早めに法人化をしたい方は、バーチャルオフィスの申込は余裕を持っておくべきです。

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